Arbetet med att strukturera upp och få igång verksamheten inom Skövde HC fortlöper i en bra takt och här kommer en övergripande uppdatering och svar på vissa frågor som vi får till oss.

Intresseanmälningar

Vi har fått in många intresseanmälningar till olika arbetsgrupper vilket vi är väldigt tacksamma för. Vi hanterar detta genom att de som är ledare för varje funktionsgrupp löpande går igenom de arbetsuppgifter som uppstår och ställer frågor till de som har anmält intresse för att se vem som vill göra vad.

Initialt går detta relativt långsamt eftersom vi samtidigt bygger upp processer som vi dokumenterar för att säkerställa en hög kvalité i den verksamhet som klubben utför. Det är även många tekniska verktyg som ska sättas upp och konfigureras vilket också tar tid. Allt eftersom detta byggs upp kommer det att gå snabbare med att involvera nya intressenter.

Det är extremt viktigt att denna uppstart görs på rätt sätt och att vi omfamnar alla löpande uppgifter i tur och ordning. Om vi förhastar oss och försöker göra allt på en gång kommer vi att hamna i ytterligare uppstädningar vilket kommer att sakta ned oss när vi egentligen vill öka farten. Den fas vi just nu är inne i kräver tålamod och eftertanke.

Vi får en del frågor till oss där personer som har lämnat in intresseanmälningar undrar när de kommer att bli kontaktade och vi har inga konkreta svar på detta ännu. Det enda vi kan säga är att vi varje dag kontaktar personer på listan av anmälda och undan för undan involveras dessa i arbetet.

Marknad

Marknadsgruppen fokuserar för tillfället på följande områden.

Grafisk profil

Efter att valet av färgkombination för tröjor blev klar har marknadsgruppen gått vidare med arbetet för att färdigställa en grafisk profil för klubben. Detta innebär allt från färger till vilka typsnitt som ska användas i olika former av material.

Även val av logga ligger inom detta område och där arbetar just nu marknadsgruppen med ett antal olika alternativ och med att bestämma vilken process som ska användas för att slutligen bestämma vilken logga som ska användas.

Partnerskap

Många partners har redan kontaktats för att förklara visionen med den nya klubben och säkerställa att vi kan etablera långsiktiga relationer. Detta involverar både sponsring av olika slag och även andra former av partnerskap där vi kan skapa fördelaktiga erbjudanden för våra medlemmar tillsammans med olika företag.

Värdegrund

Denna grupp arbetar med att etablera en gemensam värdegrund inom klubben som kan vara vägledande för alla våra beslut. På grund av semestrar har arbetet inte kommit långt ännu men kommer att få upp farten under kommande veckor och därför finns det inte så mycket att rapportera här just nu.

Sport

Här pågår för tillfället en stor inventering för att sammanställa vilka spelare och ledare som finns tillgängliga för den nya klubben. Här har vi också delat upp arbetet där en grupp hanterar ungdomarna och hockeyskolan medan en annan grupp fokuserar på juniorer och A-lag.

Merparten av frågeställningarna uppstår inom sektionen för junior och A-lag. Det är viktigt att komma ihåg att denna omstart kommer att ta tid och vi måste fokusera på att göra det hållbart, både genom att bygga den långsiktiga träningskulturen och de ekonomiska förutsättningarna. Vi ska inte forcera något inom detta område utan bygga rätt team runt sporten som kan arbeta på ett strategiskt sätt. Än så länge finns inte mycket att rapportera om här men en omfattande arbetsinsats pågår. Vi kan tillägga att ledningsgruppen har etablerat relationer med seniora spelare, både aktiva och inaktiva, i och utanför den gamla klubben, som har format en rådgivande grupp som fungerar som bollplank till ledningsgruppen inom detta område.

Evenemang, cuper och camper

Här pågår ett förberedande arbete för att etablera en årscykel innehållande de evenemang som ska ingå i klubbens kärnverksamhet. Här ser vi anordnandet av cuper som ett viktigt område och vi återkommer om detta så fort vi kan.

Administration

Här har fokuset varit att få ordning på alla myndighetsregistreringar och att etablera en bankrelation. Detta blev klart under föregående vecka och vi har etablerat ett väldigt bra samarbete med en bank. Det är ett antal system som ska sättas igång och där klubben också måste gå igenom flertalet processer för att få tillgång till dessa system. Många leverantörer erbjuder gratis system till ideella föreningar eller till kraftigt reducerade priser. För att ansöka om detta krävs det att myndighetsregistreringarna är klara samt att det finns en hemsida för klubben.

Hemsidan är ju nu igång och därför kan vi gå vidare med dessa processer. Först och främst har vi fokus på de ekonomiska systemen och medlemshanteringen. Vi vill inte hamna i en situation där vi helt enkelt låter personer som vill bli medlemmar maila in sina uppgifter och sedan swisha in pengar till vårt konto för då kommer vi att hamna i en situation där vi måste etablera arbetsgrupper som jobbar med manuell matchning och stansning av uppgifter.

Det som kommer att ske är att vi sätter upp ett registreringsformulär här på hemsidan för olika typer av medlemmar (spelare, stödmedlemmar etc.). Personerna kan sedan fylla i formuläret och sina personuppgifter och registreras då automatiskt in i våra system. Fakturor genereras automatiskt och skickas ut till personen som sedan kan betala på olika sätt inklusive göra delbetalningar om så skulle önskas. Allt detta ska sedan kunna vara integrerat med vårt bokföringssystem så att även den delen i stort sett kan fungera med automatik.

När detta har konfigurerats blir det till mångt och mycket ett självspelande piano att utföra medlemsadministration och vi kan fokusera på andra saker som har betydelse istället för att utföra manuella registreringar i allehanda system.

Ekonomi

Ekonomisk styrning och kontroll är en förutsättning för att driva en hållbar klubb över tid och här pågår arbetet med att bygga en budget som ska vara levande. Innan vi förbinder oss till några kostnader måste vi först lägga in detta i ett budget scenario och se hur det hänger ihop med de inkomster som vi har säkrat.

Det är inte rimligt att tro att vi kan göra en årsbudget där vi får in alla tänkta kostnader och inkomster eftersom det skulle baseras på väldigt många antaganden och gissningar. Efter ett första verksamhetsår kommer vi att kunna göra vissa antaganden och projiceringar men det är viktigt att vi varje månad uppdaterar vår budget i relation till utfall och gör justeringar.

Detta arbete pågår just nu där varje kostnadspost som sagt matchas mot inkomster innan vi förbinder oss till något eller utför några köp. Detta arbete kommer vi att löpande rapportera till våra medlemmar och intressenter genom ekonomiska rapporter på denna hemsida.

Summering

Ledningsgruppen med många andra hjälpsamma intressenter arbetar på flera fronter parallellt och involverar som sagt fler och fler personer i det dagliga arbetet samtidigt som olika former av ramverk etableras. Vi är väldigt glada att vi ändå har kommit så här långt. Vänligen fortsätt att skicka in eventuella frågor här genom kontaktformuläret så försöker vi att antingen återkomma med svar via e-mail eller tar vi med svar av olika typer i våra löpande uppdateringar här på hemsidan.

Hälsningar,
Ledningsgruppen